多人视频会议如何准备

多人视频会议是外贸高频关键工作，需做好全流程筹备与临场应变，保障会议效率与合作推进节奏。

一、全流程准备工作（会前 + 会中 + 会后）

1. 摸清参会角色：确认决策人、执行层，锁定拍板人，避免无效沟通；
2. 确认会议时间：协调核心人员到齐，缺席则改期或确认授权代表；
3. 针对性沟通：对决策人讲价值优势，对执行层讲流程细节，精准传信；
4. 收集联系方式：完善参会人信息，夯实后续对接渠道；
5. 同步会议总结：梳理要点与待办事项，避免记忆偏差；
6. 肯定主对接人：收尾时赞赏客户对接人，强化合作氛围；
7. 挖掘核心需求：首次对接主动询问决策人关注点。

二、临场应变：5 种异常情况处理

1. 未知角色加入：确认身份、截图留存，会后核实；
2. 被抢话题：耐心倾听后，温和拉回主题；
3. 客户的客户加入：不越界对接，多肯定客户及其客户；
4. 时长提醒：结束前 10-15 分钟提醒，加快节奏收尾；
5. 噪音管控：自身关麦，礼貌提醒他人关麦。

核心总结

关键在于 “前期充分筹备 + 临场灵活应变”，可整理标准化清单对照筹备，提升会议成果转化率。